PPWR Technical Documentation: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Tóm tắt nhanh

PPWR không chỉ yêu cầu bao bì đáp ứng các quy định về substances, recyclability, recycled content, minimisation và labelling.

Manufacturer còn phải chứng minh conformity.

Theo Regulation (EU) 2025/40, trước khi packaging được đưa ra thị trường EU, manufacturer phải thực hiện conformity assessment và lập Technical Documentation theo Annex VII. Khi conformity đã được chứng minh, manufacturer lập EU Declaration of Conformity – EU DoC.

Technical Documentation vì vậy không phải một certificate đơn lẻ.

Đây là một hồ sơ bằng chứng có cấu trúc giúp trả lời ba câu hỏi:

Packaging nào đang được đánh giá?

PPWR requirement nào áp dụng?

Evidence nào chứng minh conformity?

Đối với doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu sang EU, câu hỏi quan trọng không còn chỉ là:

“Supplier có certificate không?”

mà là:

“Certificate đó chứng minh requirement nào, áp dụng cho packaging specification nào và có đủ để đưa vào Technical Documentation hay không?”

Technical Documentation theo PPWR là gì?

Annex VII của PPWR quy định conformity assessment theo:

Module A – Internal Production Control

Điểm này rất quan trọng.

PPWR không mặc định mọi packaging đều phải được một tổ chức bên ngoài cấp một loại:

“PPWR Certificate”.

Trong Module A, manufacturer chịu trách nhiệm:

• lập Technical Documentation;
• kiểm soát manufacturing process;
• bảo đảm packaging phù hợp applicable requirements;
• thực hiện conformity assessment;
• lập EU Declaration of Conformity sau khi conformity được chứng minh.

Technical Documentation phải đủ để đánh giá conformity của packaging và phải bao gồm analysis and assessment of risks of non-conformity phù hợp.

Nói đơn giản, hồ sơ phải giúp người review hiểu được:

Packaging là gì?

↓

Requirement nào áp dụng?

↓

Material/specification nào đang sử dụng?

↓

Evidence nào chứng minh?

↓

Risk nào đã được đánh giá?

Đây cũng là lý do doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu bao bì ở cấp SKU – component – material – supplier – specification, thay vì chỉ lưu một danh sách certificate.

Với doanh nghiệp thực phẩm, việc chuẩn hóa này đặc biệt quan trọng vì cùng một SKU có thể gồm nhiều lớp bao bì với vai trò khác nhau. GRAC đã phân tích riêng vấn đề này trong bài “EPR bao bì thực phẩm 2026: Doanh nghiệp cần rà gì?”.

Technical Documentation khác certificate như thế nào?

Đây là một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất.

Certificate

thường chỉ là một bằng chứng cụ thể.

Ví dụ:

• recycled-content certificate;
• supplier declaration;
• food-contact declaration;
• PFAS laboratory report;
• material certificate;
• audit report.

Technical Documentation

là hồ sơ tổng hợp và có cấu trúc, có thể sử dụng nhiều certificates, reports, specifications, calculations và assessments làm supporting evidence.

Ví dụ:

PET Tray – Specification V5

có thể có:

• material specification;
• technical drawing;
• food-contact declaration;
• PFAS test report;
• recycled-content evidence;
• recyclability assessment;
• weight/minimisation calculation.

Các documents đó không tự động trở thành Technical Documentation chỉ vì được đặt chung trong một folder.

Chúng cần được mapping:

Packaging

→ Requirement

→ Evidence

→ Assessment

→ Conformity conclusion.

Một folder có tên:

Certificates 2026

có thể chứa 200 file PDF nhưng vẫn không trả lời được:

Certificate nào chứng minh requirement nào?

Article 15 yêu cầu manufacturer làm gì?

Trước khi placing packaging on the market, manufacturer phải thực hiện hoặc yêu cầu thực hiện conformity assessment và lập Technical Documentation.

Sau khi conformity với applicable requirements đã được demonstrated, manufacturer lập:

EU Declaration of Conformity.

Do đó sequence nên là:

Packaging

↓

Applicable Requirements

↓

Evidence

↓

Conformity Assessment

↓

Technical Documentation

↓

EU Declaration of Conformity

Không nên làm ngược:

lập DoC trước rồi sau đó mới đi tìm certificate để “lấp hồ sơ”.

Technical Documentation phải chứa những gì?

Annex VII đưa ra các nhóm thông tin quan trọng.

1. General description

Technical Documentation cần có mô tả chung về packaging và intended use.

Ví dụ:

PET tray for frozen seafood.

hoặc:

Flexible PE/EVOH pouch for food-contact application.

Intended use rất quan trọng vì applicable requirements có thể phụ thuộc vào chức năng của packaging.

2. Packaging design, materials và components

Technical Documentation có thể cần chứa:

• conceptual design;
• manufacturing drawings;
• material information;
• components;
• cấu trúc packaging.

Đây là lý do doanh nghiệp nên xây:

Packaging BOM – Bill of Materials

Ví dụ:

Frozen Shrimp 500 g

gồm:

Component 1: PET tray

Component 2: PE/EVOH sealing film

Component 3: label

Component 4: paper carton.

Không nên quản lý đơn giản:

“Bao bì = plastic + paper.”

Cách phân loại quá rộng này không đủ cho regulatory evidence.

3. Descriptions và explanations về design

Hồ sơ cần có information đủ để hiểu design và operation của packaging.

Ví dụ:

• component nào tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm;
• layer nào là barrier;
• coating được sử dụng ở đâu;
• closure hoạt động như thế nào;
• label có separable không;
• adhesive nào liên quan tới recycling.

Điều này đặc biệt quan trọng với:

• multilayer packaging;
• food-contact packaging;
• flexible packaging;
• packaging có coating;
• composite packaging.

4. Applicable standards và technical specifications

Technical Documentation cần xác định các technical references được sử dụng để đánh giá conformity.

Có thể gồm:

• harmonised standards;
• common specifications;
• relevant technical specifications;
• assessment methods;
• solutions được sử dụng khi relevant standard không được áp dụng.

Đây là một lý do doanh nghiệp không nên ghi đơn giản:

“PPWR compliant = Yes.”

Compliance phải có:

Requirement

Regulatory basis

Evidence

Version

Assessment date.

Khi secondary legislation hoặc technical standards thay đổi, doanh nghiệp có thể biết packaging nào cần review.

5. Applicable assessments

Technical Documentation có thể phải liên kết với những assessments tương ứng với packaging.

Ví dụ:

Article 5

Substances và PFAS khi applicable.

Article 6

Recyclability.

Article 7

Recycled content.

Article 10

Packaging minimisation.

Article 12

Labelling.

Không phải mọi packaging đều cần cùng một evidence package.

Do đó tốt hơn là xây:

Requirement–Evidence Matrix

thay vì một checklist cố định giống nhau cho mọi SKU.

6. Test reports

Annex VII cũng đề cập tới:

Test reports

khi applicable.

Ví dụ với food-contact packaging:

• PFAS test report;
• migration testing;
• material testing;
• relevant laboratory evidence.

Nhưng test report phải liên kết được với đúng:

supplier

→ manufacturing plant

→ material

→ specification

→ version

→ sample

→ applicable packaging.

Một report của Supplier A không tự động chứng minh toàn bộ sản phẩm mà Supplier A đang bán.

Nếu supplier thay:

• coating;
• adhesive;
• raw material;
• formulation;
• manufacturing plant,

evidence cũ có thể phải được review.

Requirement–Evidence Matrix nên được quản lý thế nào?

Một doanh nghiệp có thể xây bảng như sau:

Requirement	Packaging	Evidence	Status
Article 5 – substances/PFAS	PE film V3	PFAS Report 2026-108	Valid
Article 6 – recyclability	PET tray V5	DfR Assessment	Review
Article 7 – recycled content	PET tray V5	PCR Declaration + evidence	Valid
Article 10 – minimisation	Packaging Type A	Weight assessment	Pending
Article 12 – labelling	Packaging Type A	Artwork V6	Valid

Chỉ một bảng như vậy đã giúp doanh nghiệp trả lời:

Requirement nào chưa có evidence?

Evidence nào cần review?

Packaging nào đang có compliance gap?

Với recycled content, doanh nghiệp cũng nên phân biệt rõ hàm lượng tái chế và tỷ lệ tái chế EPR. Hai khái niệm này khác nhau hoàn toàn và GRAC đã có bài phân tích riêng về “Hàm lượng tái chế và tỷ lệ tái chế khác nhau thế nào?”.

Technical Documentation có phải làm theo từng SKU không?

Không nhất thiết.

Một packaging type có thể được dùng cho nhiều product SKUs.

Ví dụ:

PET-TRAY-028

được sử dụng cho:

• SHRIMP-500;
• FISH-500;
• SQUID-500.

Nếu packaging design, material, specification và conformity basis giống nhau, không nên tạo ba bộ evidence hoàn toàn độc lập chỉ vì có ba SKU.

Cấu trúc hiệu quả hơn là:

Packaging Type

↓

Specification

↓

Technical Documentation

↓

Applicable SKUs.

Điều này giúp:

• giảm duplicate documents;
• quản lý version tốt hơn;
• xác định nhanh SKU bị ảnh hưởng khi specification thay đổi.

EU Declaration of Conformity là gì?

Sau khi conformity đã được demonstrated, manufacturer lập:

EU Declaration of Conformity – EU DoC.

EU DoC không phải Technical Documentation.

Có thể hiểu đơn giản:

Technical Documentation

là evidence base.

Conformity Assessment

là quá trình đánh giá.

EU Declaration of Conformity

là declaration của manufacturer dựa trên evidence và assessment đó.

Annex VIII đưa ra model cho EU DoC.

Declaration có thể gồm:

• unique identification của packaging;
• manufacturer;
• name/address;
• object of declaration;
• applicable Union legislation;
• relevant standards/common specifications;
• identification cần thiết cho traceability.

Điểm pháp lý quan trọng:

Khi lập EU Declaration of Conformity, manufacturer nhận trách nhiệm đối với conformity của packaging.

Do đó:

• supplier;
• recycler;
• laboratory;
• GRAC

không nên tự nhận thay legal responsibility của manufacturer nếu họ không có legal role đó.

EU Declaration of Conformity phải được cập nhật

PPWR yêu cầu EU DoC được:

continuously updated.

Điều này rất quan trọng khi:

• packaging design thay đổi;
• supplier thay đổi;
• material thay đổi;
• specification thay đổi;
• recycled-content source thay đổi;
• applicable standard/specification thay đổi.

Article 15 cũng yêu cầu manufacturer có procedures bảo đảm series production tiếp tục conform.

Một hệ thống tốt vì vậy phải có:

Change Event

↓

Affected Packaging

↓

Affected SKU

↓

Affected Evidence

↓

Re-assessment

↓

Technical Documentation update

↓

DoC update nếu cần.

Ví dụ: supplier đổi Specification V5 sang V6

Giả sử ban đầu:

PET Tray

Specification: V5

PCR: 30%

Manufacturing Plant: VN-01

Recyclate Supplier: Recycler A.

Sau sáu tháng supplier chuyển sang:

Specification V6

và thay nguồn rPET.

Nếu doanh nghiệp chỉ sửa Excel:

V5 → V6

thì lịch sử compliance của V5 biến mất.

Cách quản lý đúng hơn:

V5

• effective period;
• supplier;
• PCR evidence;
• supporting documents;
• applicable SKUs.

V6

• effective date;
• material change;
• new recyclate source;
• new evidence;
• conformity review.

Doanh nghiệp có thể biết chính xác sản phẩm sản xuất vào từng thời điểm sử dụng packaging version nào.

Đây là lý do version control là một compliance requirement thực tế, không chỉ là vấn đề IT.

Technical Documentation phải lưu bao lâu?

PPWR quy định manufacturer phải giữ Technical Documentation và EU Declaration of Conformity:

Single-use packaging

5 năm kể từ khi packaging được placed on the market.

Reusable packaging

10 năm kể từ khi packaging được placed on the market.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp không nên xóa hồ sơ chỉ vì:

• supplier đã ngừng hợp tác;
• SKU đã discontinued;
• specification đã được thay bằng version mới.

Historical evidence vẫn có thể cần được giữ theo retention period applicable.

Khi cơ quan chức năng yêu cầu hồ sơ thì sao?

Khi nhận reasoned request từ competent national authority, manufacturer phải cung cấp information và documentation cần thiết để chứng minh conformity.

PPWR quy định relevant documents phải được cung cấp:

trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận request.

Đây là khác biệt lớn giữa:

“Chúng tôi chắc chắn có certificate đâu đó.”

và:

“Chúng tôi có thể retrieve đúng dossier trong vài phút.”

Do đó một KPI rất đáng đo là:

Compliance dossier retrieval time

Ví dụ:

Trước số hóa: 2–3 ngày.

Sau chuẩn hóa: 10 phút.

Đây là business value rất cụ thể của compliance-data management.

Supplier phải cung cấp gì?

Article 16 yêu cầu supplier của packaging hoặc packaging materials cung cấp cho manufacturer information và documentation cần thiết để manufacturer chứng minh conformity.

Trong thực tế, supplier data có thể gồm:

• material composition;
• packaging specification;
• specification version;
• manufacturing facility;
• food-contact documentation;
• PFAS evidence;
• recycled-content information;
• recyclability information;
• supporting test reports;
• change notification.

Nhưng PPWR không đưa ra một statutory supplier checklist giống hệt nhau cho mọi packaging.

Do đó doanh nghiệp nên xây supplier-data structure phù hợp với applicable requirements.

Supplier cung cấp evidence cũng không có nghĩa:

legal responsibility của manufacturer được chuyển sang supplier.

Manufacturer vẫn phải thực hiện nghĩa vụ conformity tương ứng.

Importer EU phải kiểm tra gì?

Importer chỉ được đưa compliant packaging ra EU market.

Trước khi placing on the market, importer phải bảo đảm manufacturer đã thực hiện những bước conformity cần thiết và Technical Documentation đã được lập.

Vì vậy exporter Việt Nam hoàn toàn có thể nhận các request như:

Please provide Technical Documentation.

Please provide the latest packaging specification.

Please provide PFAS evidence.

Please provide recycled-content evidence.

Please provide EU Declaration of Conformity.

Đây có thể là một phần trong compliance due diligence của EU importer, không đơn thuần là yêu cầu nội bộ của customer.

Technical Documentation và traceability liên hệ thế nào?

Một compliance dossier mạnh không chỉ chứng minh:

“Material này đạt requirement.”

Nó còn phải cho biết:

Material đó đang được sử dụng ở packaging nào?

Điều này đặc biệt quan trọng với recycled content.

Một recycler có thể chứng minh đã sản xuất recycled resin.

Nhưng để support một packaging claim, doanh nghiệp còn có thể cần liên kết:

Post-consumer material

↓

Recycler

↓

Recyclate

↓

Packaging Converter

↓

Packaging Specification

↓

SKU.

GRAC đã phân tích logic tương tự trong bài “Ai phải chứng minh rác là sau tiêu dùng trong EPR?”. Dù PPWR và EPR Việt Nam là hai regulatory regimes khác nhau, nguyên tắc quản trị evidence giống nhau ở một điểm:

Bằng chứng phải được liên kết với đúng object đang được claim.

Ví dụ: doanh nghiệp thủy sản Việt Nam

Giả sử:

Product

Frozen Shrimp 500 g.

Packaging gồm:

PET Tray

Specification PET-T102 V5.

PE/EVOH Film

Specification FILM-208 V3.

Paper Carton

Specification CARTON-051 V2.

Technical Documentation không nên chỉ là:

Shrimp_500_Certificates.zip

Một data architecture tốt hơn:

Packaging Type

FOOD-PKG-028.

Components

PET Tray
PE/EVOH Film
Carton.

Applicable Requirements

Article 5
Article 6
Article 7
Article 10
Article 12
và các applicable provisions khác.

Evidence

PFAS Report
Food-contact Documentation
PCR Evidence
Recyclability Assessment
Weight/Minimisation Data
Labelling/Artwork Evidence.

Outputs

Technical Documentation

↓

Conformity Assessment

↓

EU Declaration of Conformity.

Khi một component thay đổi, doanh nghiệp biết chính xác phần nào của dossier phải review.

7 lỗi doanh nghiệp nên tránh

1. Nghĩ có certificate là đã có Technical Documentation

Không đúng.

Certificate chỉ có thể là một phần supporting evidence.

2. Lưu toàn bộ document theo tên supplier

Một supplier có thể có nhiều:

• plants;
• materials;
• specifications;
• versions.

Evidence cần mapping đúng scope.

3. Không quản lý version

Specification thay đổi nhưng report cũ vẫn tiếp tục được sử dụng.

Đây là compliance risk.

4. Duplicate Technical Documentation theo từng SKU

Nếu nhiều SKUs sử dụng cùng packaging type, cách này tạo rất nhiều duplicate evidence.

5. Lập EU DoC trước khi evidence đầy đủ

Đúng logic phải là:

Requirement → Evidence → Assessment → Conformity → DoC.

6. Không theo dõi review/validity

Một file PDF vẫn còn trong folder không có nghĩa nó vẫn applicable.

7. Không chuẩn bị khả năng retrieval

Competent authority có thể yêu cầu relevant documentation trong 10 ngày.

Doanh nghiệp cần biết hồ sơ nằm ở đâu trước khi request xuất hiện.

Doanh nghiệp nên bắt đầu như thế nào?

Không nhất thiết số hóa toàn bộ portfolio ngay.

Có thể bắt đầu bằng:

20–50 EU-bound SKUs.

Bước 1 – Inventory

Xác định product SKUs và packaging types.

Bước 2 – Packaging BOM

Tách từng component và material.

Bước 3 – Requirement Mapping

Xác định applicable PPWR requirements.

Bước 4 – Evidence Inventory

Thu thập:

• specifications;
• supplier declarations;
• test reports;
• assessments;
• calculations.

Bước 5 – Requirement–Evidence Matrix

Xác định requirement nào:

• complete;
• incomplete;
• missing;
• needs review.

Bước 6 – Version Control

Mapping:

Supplier → Plant → Specification → Version.

Bước 7 – Technical Documentation Structure

Tổ chức dossier theo packaging type thay vì chỉ theo tên product.

Bước 8 – Gap Analysis

Xác định:

• missing evidence;
• expired/outdated documents;
• unclear scope;
• supplier follow-up;
• change-control gaps.

Từ document storage đến Compliance Evidence Management

Cách cũ:

Email

↓

Folder

↓

PDF

↓

Excel.

Cách tốt hơn:

Packaging

↓

Requirement

↓

Specification

↓

Evidence

↓

Version

↓

Assessment

↓

Technical Documentation

↓

DoC.

Đây là khác biệt giữa:

Document Management

và:

Compliance Evidence Management.

Doanh nghiệp không chỉ cần “có hồ sơ”.

Doanh nghiệp cần biết:

Hồ sơ nào chứng minh điều gì và đang áp dụng cho packaging nào.

GRAC có thể hỗ trợ ở đâu?

GRAC không thay thế:

• manufacturer chịu legal responsibility;
• legal adviser;
• testing laboratory;
• conformity/certification body khi applicable.

Vai trò phù hợp của GRAC là:

Data + Evidence + Traceability

Một architecture có thể là:

Product SKU

↓

Packaging Type

↓

Packaging Component

↓

Supplier / Manufacturing Plant

↓

Specification / Version

↓

Applicable Requirement

↓

Supporting Evidence

↓

Technical Documentation

↓

EU DoC Workflow.

GRAC hiện cũng vận hành hạ tầng dữ liệu phục vụ EPR và truy xuất dòng vật liệu, nên logic quản lý supplier, material, evidence và traceability có thể được mở rộng từ EPR Việt Nam sang các packaging-compliance use cases khác.

Doanh nghiệp muốn kiểm tra nhanh mức độ sẵn sàng dữ liệu hiện tại cũng có thể bắt đầu bằng Đánh giá EPR trong 24 giờ của GRAC, đặc biệt nếu cần đồng thời rà dữ liệu SKU, cấu tạo bao bì và luồng chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

PPWR có bắt buộc Technical Documentation không?

Có. Manufacturer phải thực hiện conformity assessment và lập Technical Documentation theo Annex VII trước khi placing packaging on the market.

Technical Documentation có phải certificate không?

Không.

Đây là structured dossier sử dụng specifications, assessments, calculations, test reports và supporting evidence để demonstrate conformity.

Ai lập EU Declaration of Conformity?

Manufacturer lập EU DoC sau khi conformity đã được demonstrated.

Supplier có thể ký thay manufacturer không?

Không nên mặc định như vậy.

Supplier có nghĩa vụ cung cấp information và documentation cần thiết, nhưng điều đó không tự động chuyển legal responsibility của manufacturer sang supplier.

Technical Documentation phải lưu bao lâu?

5 năm đối với single-use packaging.

10 năm đối với reusable packaging.

Tính từ thời điểm packaging được placed on the market.

Authority yêu cầu thì bao lâu phải cung cấp?

Relevant documentation phải được available trong vòng 10 ngày kể từ reasoned request.

EU Declaration of Conformity có phải cập nhật không?

Có.

PPWR yêu cầu declaration được continuously updated.

Một packaging type có thể dùng cho nhiều SKU không?

Có.

Do đó một data model tốt nên quản lý Technical Documentation theo packaging type/specification rồi mapping tới SKUs sử dụng packaging đó.

Kết luận

Technical Documentation là một trong những thay đổi quan trọng nhất PPWR mang tới cho cách doanh nghiệp quản lý bao bì.

Compliance không còn chỉ là:

“Supplier nói đạt.”

hay:

“Chúng tôi có certificate.”

Câu hỏi mới là:

Requirement nào áp dụng?

Evidence nào chứng minh?

Evidence đó áp dụng cho packaging nào?

Version nào đang được sử dụng?

Có thể retrieve dossier khi customer hoặc authority yêu cầu hay không?

Doanh nghiệp chuẩn hóa được năm lớp:

Packaging → Requirement → Specification → Evidence → Version

sẽ có nền tảng tốt hơn rất nhiều để chuẩn bị Technical Documentation, EU Declaration of Conformity và các PPWR requirements tiếp theo.

GRAC Technical Documentation Readiness Review

GRAC có thể phối hợp với doanh nghiệp pilot trên 20–50 SKUs để:

• xây Packaging BOM;
• chuẩn hóa supplier/specification/version;
• xây Requirement–Evidence Matrix;
• số hóa supporting evidence;
• xác định missing documents;
• quản lý change events;
• chuẩn bị Technical Documentation structure;
• rút ngắn thời gian retrieval dossier.

Mục tiêu không phải cấp một “PPWR certificate”.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp biết:

Packaging của mình là gì, evidence nằm ở đâu và còn thiếu gì để chứng minh compliance.

Nguồn pháp lý chính

• Regulation (EU) 2025/40 – Articles 15, 16, 18, 38 và 39.
• Regulation (EU) 2025/40 – Annex VII: Conformity Assessment Procedure – Module A, Internal Production Control.
• Regulation (EU) 2025/40 – Annex VIII: EU Declaration of Conformity.
• European Commission Guidance Document C/2026/3084.

Lưu ý pháp lý: Nội dung được GRAC cung cấp nhằm mục đích thông tin và hỗ trợ quản lý dữ liệu compliance. Việc xác định applicable requirements, legal role, conformity assessment và documentation cụ thể phụ thuộc vào packaging, product, supply chain, market và các delegated/implementing acts có hiệu lực tại thời điểm áp dụng. Nội dung không thay thế tư vấn pháp lý, testing hoặc certification chuyên môn.