EPR platform - Truy xuất sản phẩm, EPR-PRO, Grac, Phân loại rác, Quản lý rác thải, Tái chế tái sử dụng, Thương hiệu bền vững, Tin tức

Hồ sơ EPR cần chuẩn bị

Đăng bởi

GRAC Team

Hồ sơ EPR cần chuẩn bị gồm những gì? Từ năm nghĩa vụ 2026, câu trả lời đã thay đổi đáng kể.

Doanh nghiệp không còn sử dụng Phụ lục IX, Mẫu số 05 hay Mẫu số 06 theo quy định cũ. Thông tin về danh mục sản phẩm, quy cách bao bì, kế hoạch tái chế và số tiền đóng góp đã được tích hợp vào các biểu mẫu mới tại Phụ lục II Thông tư 24/2026/TT-BNNMT.

Ba biểu mẫu doanh nghiệp cần phân biệt là:

Mẫu số 01: Đăng ký, kê khai thực hiện trách nhiệm tái chế sản phẩm, bao bì.
Mẫu số 02: Báo cáo kết quả tái chế sản phẩm, bao bì.
Mẫu số 03: Kê khai số tiền đóng góp hỗ trợ hoạt động xử lý chất thải.

Mẫu số 03 không phải là mẫu đóng góp tài chính cho trách nhiệm tái chế bao bì. Đây là điểm rất dễ nhầm nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng cách hiểu từ quy định cũ.

Tóm tắt hồ sơ EPR theo từng phương án

Nghĩa vụ hoặc phương án	Biểu mẫu chính	Hồ sơ bổ trợ
Tổ chức tái chế	Mẫu số 01 và Mẫu số 02	Hợp đồng, giấy phép, chứng từ thu gom, chuyển giao, tiếp nhận, tái chế
Đóng góp tài chính để hỗ trợ tái chế	Mẫu số 01	Bảng tính F, xác nhận kê khai và chứng từ nộp tiền
Đóng góp hỗ trợ xử lý chất thải	Mẫu số 03	Dữ liệu sản phẩm, doanh thu, sản lượng và chứng từ nộp tiền
Tự thực hiện tái chế	Mẫu số 01 và Mẫu số 02	Giấy phép môi trường, quy trình, dữ liệu thu gom và tái chế
Thuê đơn vị tái chế	Mẫu số 01 và Mẫu số 02	Hợp đồng, hóa đơn, giấy phép, biên bản giao nhận và nghiệm thu
Ủy quyền cho PRO	Mẫu số 01 và Mẫu số 02	Văn bản ủy quyền, dữ liệu thu gom, tái chế và xác nhận kết quả

1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ EPR từ năm 2026

Hồ sơ thực hiện trách nhiệm EPR từ năm nghĩa vụ 2026 được căn cứ chủ yếu vào:

Nghị định 110/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 25/5/2026.
Thông tư 24/2026/TT-BNNMT, có hiệu lực từ ngày 25/5/2026.

Theo Điều 23 Nghị định 110:

Nghĩa vụ của năm 2025 trở về trước tiếp tục thực hiện theo quy định cũ.
Nghĩa vụ từ năm 2026 trở đi thực hiện theo Nghị định 110.

Thông tư 24 đồng thời bãi bỏ Điều 78, Điều 79, Phụ lục IX và Phụ lục IXa của Thông tư 02/2022/TT-BTNMT đã được sửa đổi, bổ sung trước đây.

Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ năm nghĩa vụ:

Hồ sơ cho năm 2025 vẫn theo quy định chuyển tiếp cũ.
Hồ sơ cho sản phẩm, bao bì đưa ra thị trường từ năm 2026 sử dụng Mẫu số 01, Mẫu số 02 hoặc Mẫu số 03 của Thông tư 24.

2. Hồ sơ EPR không chỉ là ba biểu mẫu

“Hồ sơ EPR” là cách gọi thực tế đối với toàn bộ tài liệu giúp doanh nghiệp chứng minh quá trình xác định và thực hiện nghĩa vụ.

Một bộ hồ sơ đầy đủ thường gồm ba lớp:

Lớp 1: Biểu mẫu pháp lý

Gồm Mẫu số 01, Mẫu số 02 hoặc Mẫu số 03 tùy phương án và loại trách nhiệm.

Lớp 2: Dữ liệu tính nghĩa vụ

Gồm danh mục sản phẩm, SKU, quy cách sản phẩm, cấu trúc bao bì, khối lượng, số lượng đưa ra thị trường, doanh thu và bảng tính nghĩa vụ.

Lớp 3: Bằng chứng thực hiện

Gồm hợp đồng, giấy phép, chứng từ giao nhận, phiếu cân, dữ liệu tiếp nhận, xuất kho nguyên liệu, quy trình tái chế, biên bản nghiệm thu và chứng từ nộp tiền.

Biểu mẫu là phần doanh nghiệp gửi hoặc kê khai. Dữ liệu và chứng từ phía sau là phần doanh nghiệp phải quản lý để chứng minh tính chính xác của biểu mẫu.

3. Trước khi chuẩn bị hồ sơ, phải xác định đúng phương án

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng việc tải biểu mẫu rồi điền ngay.

Trước tiên cần xác định:

Doanh nghiệp có thuộc đối tượng thực hiện EPR hay không.
Sản phẩm, bao bì nào thuộc phạm vi.
Có thuộc trường hợp không phải thực hiện hay không.
Nghĩa vụ là trách nhiệm tái chế hay trách nhiệm xử lý chất thải.
Doanh nghiệp lựa chọn tổ chức tái chế hay đóng góp tài chính.
Hình thức nào được lựa chọn cho từng nhóm sản phẩm, bao bì.

Theo Điều 6 Nghị định 110, doanh nghiệp phải chọn một hình thức thực hiện trách nhiệm tái chế cho từng nhóm sản phẩm, bao bì tại Cột 2 Phụ lục I.

Không nên chuẩn bị hồ sơ theo hướng tái chế một phần và đóng tiền phần còn lại cho cùng một nhóm.

Xem thêm: Có bao nhiêu cách thực hiện nghĩa vụ EPR?.

4. Mẫu số 01 gồm những nội dung gì?

Mẫu số 01 có tên đầy đủ là:

Bản đăng ký, kê khai thực hiện trách nhiệm tái chế sản phẩm, bao bì của nhà sản xuất, nhập khẩu.

Đây là biểu mẫu quan trọng nhất vì tích hợp cả thông tin sản phẩm, bao bì, kế hoạch tái chế và kê khai số tiền đóng góp tài chính.

Mẫu số 01 gồm ba phần chính.

Phần I: Thông tin sản phẩm, bao bì phải tái chế

Đối với sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Tên thương mại của sản phẩm.
Nhãn hàng.
Nhóm sản phẩm theo Phụ lục I Nghị định 110.
Đơn vị tính.
Khối lượng trên một đơn vị sản phẩm.
Số lượng đưa ra thị trường.
Tổng khối lượng.
Doanh thu thuần trong nước.

Đối với bao bì, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Tên sản phẩm, hàng hóa được đóng gói.
Nhãn hàng.
Bao bì trực tiếp hoặc bao bì ngoài.
Quy cách đóng gói.
Nhóm vật liệu bao bì.
Khối lượng bao bì trên một đơn vị sản phẩm.
Số lượng sản phẩm đưa ra thị trường.
Tổng khối lượng bao bì.
Doanh thu thuần trong nước.

Khối lượng trên một đơn vị sản phẩm được làm tròn đến hàng phần nghìn kilôgam, tương đương 0,001 kg.

Phần II: Đăng ký kế hoạch tái chế

Phần này dành cho nhà sản xuất, nhập khẩu lựa chọn hình thức tổ chức tái chế.

Dữ liệu cần chuẩn bị gồm:

Nhóm sản phẩm, bao bì.
Khối lượng đưa ra thị trường của năm liền trước.
Tỷ lệ tái chế bắt buộc.
Khối lượng phải tái chế.
Khối lượng tái chế từ các năm trước được bảo lưu.
Phần khối lượng bảo lưu được sử dụng trong kỳ.
Tổng khối lượng phải tái chế trong năm.
Cách thức thực hiện.
Tên, mã số thuế của đơn vị tái chế hoặc PRO.
Giải pháp tái chế lựa chọn.
Khối lượng giao cho từng đơn vị thực hiện.

Doanh nghiệp có thể tổ chức tái chế bằng một hoặc kết hợp các cách:

Tự thực hiện tái chế.
Thuê đơn vị tái chế.
Ủy quyền cho đơn vị tổ chức trách nhiệm tái chế – PRO.

Việc kết hợp này diễn ra trong hình thức tổ chức tái chế, không phải kết hợp với đóng góp tài chính cho cùng một nhóm.

Nếu trong năm có thay đổi đơn vị thực hiện hoặc khối lượng giao cho đơn vị thực hiện, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.

Phần III: Kê khai số tiền đóng góp hỗ trợ tái chế

Phần này dành cho nhà sản xuất, nhập khẩu lựa chọn đóng góp tài chính vào Quỹ Bảo vệ môi trường Việt Nam thay vì tổ chức tái chế.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Nhóm sản phẩm, bao bì.
Khối lượng đưa ra thị trường năm liền trước.
Tỷ lệ tái chế bắt buộc.
Mức đóng góp Fs.
Tổng số tiền phải đóng.

Công thức là:

F = R × V × Fs

Trong đó:

F là số tiền phải đóng.
R là tỷ lệ tái chế bắt buộc.
V là khối lượng sản phẩm, bao bì đưa ra thị trường.
Fs là mức đóng góp trên một đơn vị khối lượng.

Nếu lựa chọn đóng góp tài chính, doanh nghiệp không phải đăng ký kế hoạch tái chế và không phải báo cáo kết quả tái chế cho nhóm đã lựa chọn đóng tiền.

Doanh nghiệp có thể kiểm tra sơ bộ bằng công cụ tính chi phí EPR 2026 của GRAC.

5. Cách kê khai bao bì có nhiều vật liệu

Mẫu số 01 cho phép doanh nghiệp kê khai bao bì gồm nhiều bộ phận, vật liệu theo các cách sau:

Cách 1: Kê khai theo vật liệu có khối lượng lớn nhất

Toàn bộ khối lượng bao bì được kê khai theo một loại vật liệu có khối lượng lớn nhất cấu thành bao bì.

Cách 2: Kê khai chi tiết

Doanh nghiệp có thể kê khai chi tiết nhưng tối đa không quá ba loại vật liệu có khối lượng lớn nhất.

Cách 3: Gộp một số vật liệu

Nếu gộp các vật liệu để kê khai chung, phần được gộp phải kê khai theo vật liệu có khối lượng lớn nhất.

Dù lựa chọn cách nào, tổng khối lượng kê khai phải bao gồm toàn bộ vật liệu cấu thành bao bì, kể cả vật liệu không được tách thành dòng riêng.

Ví dụ, một chai nước gồm:

Thân chai PET cứng: 0,03 kg.
Nắp PP cứng: 0,01 kg.
Nhãn đa vật liệu mềm: 0,01 kg.

Tổng khối lượng bao bì phải kê khai vẫn là 0,05 kg.

Doanh nghiệp có thể kê khai toàn bộ vào PET, tách thành ba vật liệu hoặc gộp một phần theo nguyên tắc của Mẫu số 01.

6. Hồ sơ dữ liệu sản phẩm và bao bì cần chuẩn bị

Trước khi lập Mẫu số 01, doanh nghiệp nên có một bảng dữ liệu gốc theo từng SKU.

Thông tin sản phẩm

Tên sản phẩm.
Nhãn hàng.
Mã SKU.
Đơn vị tính.
Nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu.
Chủ thể chịu trách nhiệm ghi nhãn.
Số lượng sản xuất hoặc nhập khẩu.
Số lượng thực tế đưa ra thị trường Việt Nam.
Số lượng xuất khẩu.
Số lượng tồn kho.
Doanh thu thuần trong nước.
Nhóm sản phẩm EPR.

Thông tin bao bì

Bao bì trực tiếp hoặc bao bì ngoài.
Vật liệu cấu thành.
Quy cách đóng gói.
Khối lượng trên một đơn vị sản phẩm.
Số lượng bao bì.
Tổng khối lượng.
Nhóm bao bì theo Phụ lục I Nghị định 110.
Tỷ lệ tái chế bắt buộc.
Fs tương ứng.
Bản specification hoặc tài liệu kỹ thuật.
Tên và mã nhà cung cấp bao bì.
Phiên bản bao bì và thời điểm áp dụng.

Dữ liệu cần loại trừ hoặc theo dõi riêng

Sản phẩm, bao bì xuất khẩu.
Hàng tạm nhập, tái xuất.
Hàng dùng cho nghiên cứu, học tập hoặc thử nghiệm.
Sản phẩm chưa được đưa ra thị trường.
Bao bì quay vòng được thu hồi và sử dụng lại.
Sản phẩm, bao bì thuộc trường hợp không phải thực hiện.

Không nên sử dụng toàn bộ lượng bao bì đã mua hoặc đã nhập kho để tính nghĩa vụ nếu một phần chưa được đưa ra thị trường.

7. Mẫu số 02 gồm những nội dung gì?

Mẫu số 02 có tên đầy đủ là:

Báo cáo kết quả tái chế sản phẩm, bao bì của nhà sản xuất, nhập khẩu.

Mẫu này áp dụng cho doanh nghiệp lựa chọn tổ chức tái chế.

Mẫu số 02 được thiết kế cho ba trường hợp:

Nhà sản xuất, nhập khẩu tự thực hiện tái chế.
Nhà sản xuất, nhập khẩu thuê đơn vị tái chế.
Nhà sản xuất, nhập khẩu ủy quyền cho PRO.

Thông tin về quá trình thu gom

Hồ sơ cần thể hiện:

Nhóm sản phẩm, bao bì.
Tổng khối lượng đã tổ chức thu gom.
Khối lượng thực tế đã thu gom.
Tên, mã số thuế của đơn vị thu gom.
Thông tin đơn vị được ủy quyền nếu có.
Chứng từ giao nhận liên quan.

Thông tin về quá trình tái chế

Hồ sơ cần thể hiện:

Nhóm sản phẩm, bao bì được tái chế.
Tổng khối lượng đã tái chế.
Khối lượng của từng đơn vị tái chế.
Giải pháp tái chế lựa chọn.
Tên và mã số thuế của đơn vị tái chế.
Kết quả đáp ứng quy cách tái chế bắt buộc.

Kết quả thực hiện nghĩa vụ

Mẫu số 02 tổng hợp:

Khối lượng sản phẩm, bao bì đưa ra thị trường.
Tỷ lệ tái chế bắt buộc.
Khối lượng phải tái chế.
Khối lượng được bảo lưu từ năm trước.
Khối lượng đã tái chế.
Tỷ lệ tái chế đạt được.
Khối lượng chưa hoàn thành trách nhiệm.
Khối lượng tái chế còn dư được bảo lưu.

Nếu khối lượng đã tái chế cao hơn nghĩa vụ, phần chênh lệch được bảo lưu để tính vào các năm tiếp theo.

8. Tài liệu thuyết minh kèm theo Mẫu số 02

Thông tư 24 yêu cầu chuẩn bị bản thuyết minh hoạt động tái chế.

Nội dung cần có gồm:

Sơ đồ quy trình nội bộ

Doanh nghiệp hoặc đơn vị thực hiện cần trình bày dòng vật liệu từ:

Thu gom.
Tập kết.
Phân loại hoặc sơ chế.
Vận chuyển.
Tiếp nhận tại nhà máy.
Xuất kho nguyên liệu.
Đưa vào tái chế.
Tạo ra sản phẩm sau tái chế.

Danh mục chứng từ theo từng công đoạn

Bản thuyết minh cần liệt kê các loại chứng từ từ khâu thu gom đầu vào đến khâu tái chế.

Ví dụ:

Biên bản giao nhận.
Phiếu cân.
Phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho nguyên liệu.
Chứng từ vận chuyển.
Hóa đơn.
Biên bản nghiệm thu.
Xác nhận của đơn vị tái chế.
Chứng từ chất thải theo quy định áp dụng.

Thuyết minh công nghệ tái chế

Cần trình bày:

Công nghệ được sử dụng.
Loại nguyên liệu đầu vào.
Công đoạn xử lý.
Sản phẩm đầu ra.
Giải pháp tái chế được lựa chọn.
Mức độ đáp ứng quy cách tái chế bắt buộc.

Nếu chỉ thu gom, nghiền hoặc xử lý chất thải nhưng không tạo ra kết quả phù hợp với quy cách tái chế bắt buộc, khối lượng đó chưa chắc được tính vào tỷ lệ tái chế EPR.

9. Hồ sơ hợp đồng và ủy quyền

Nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tái chế hoặc ủy quyền cho PRO, cần chuẩn bị ít nhất:

Hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền.
Phụ lục về nhóm sản phẩm, bao bì.
Khối lượng dự kiến.
Phạm vi công việc.
Đơn vị thu gom và tái chế tham gia.
Trách nhiệm cung cấp dữ liệu.
Trách nhiệm nghiệm thu.
Cơ chế kiểm soát kê khai trùng.
Cơ chế xử lý khi thiếu khối lượng.
Quyền kiểm tra hồ sơ, giấy phép và dữ liệu.
Hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Biên bản nghiệm thu kết quả.

Nếu ủy quyền cho PRO, PRO phải nghiệm thu, xác nhận khối lượng sản phẩm, bao bì đã được chuyển giao và tái chế.

PRO không được tiếp tục ủy quyền lại cho một PRO khác.

Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin trong hồ sơ kê khai, báo cáo.

10. Hồ sơ giấy phép của đơn vị tái chế

Đơn vị tái chế được thuê để thực hiện trách nhiệm EPR phải có:

Giấy phép môi trường; hoặc
Giấy phép môi trường thành phần có nội dung phù hợp.

Nếu nhà sản xuất, nhập khẩu tự thực hiện tái chế, chính doanh nghiệp cũng phải có giấy phép với nội dung phù hợp và đáp ứng các yêu cầu bảo vệ môi trường.

Hồ sơ nội bộ nên lưu:

Bản sao giấy phép.
Thời hạn hiệu lực.
Địa điểm được phép hoạt động.
Loại chất thải hoặc nguyên liệu được tiếp nhận.
Công nghệ và công suất được cấp phép.
Sự phù hợp giữa giấy phép với nhóm sản phẩm, bao bì EPR.
Tài liệu kiểm tra định kỳ tình trạng giấy phép.

Không nên chỉ dựa vào lời giới thiệu hoặc một danh sách đối tác mà bỏ qua nội dung giấy phép cụ thể.

11. Hồ sơ thu gom, chuyển giao và tiếp nhận

Khoản 6 Điều 6 Nghị định 110 yêu cầu hồ sơ, chứng từ về:

Thu gom.
Chuyển giao.
Tiếp nhận.
Xuất kho nguyên liệu đưa vào tái chế.

Các hồ sơ này phải được lập, quản lý và theo dõi riêng biệt với những nguyên liệu tái chế khác.

Tùy loại chất thải, việc giao nhận được thực hiện theo mẫu chứng từ chất thải nguy hại hoặc biên bản giao nhận chất thải rắn công nghiệp thông thường.

Bộ chứng từ nên giúp trả lời được:

Vật liệu được thu gom từ đâu?
Ai thu gom?
Thu gom vào thời điểm nào?
Loại và khối lượng vật liệu là bao nhiêu?
Ai chuyển giao?
Ai tiếp nhận?
Vật liệu được nhập kho nào?
Khối lượng nào được xuất kho đưa vào tái chế?
Khối lượng nào thực sự tạo ra kết quả tái chế?
Khối lượng có bị kê khai cho doanh nghiệp khác không?

Hóa đơn hoặc hợp đồng đứng riêng lẻ không trả lời đầy đủ các câu hỏi này.

Xem thêm: Gian lận EPR: Doanh nghiệp sai ở nguồn rác như thế nào?.

12. Những nguồn vật liệu không được tính vào kết quả tái chế

Khoản 3 Điều 5 Nghị định 110 không cho phép tính vào kết quả EPR đối với:

Phế liệu nhập khẩu.
Bao bì là chất thải phát sinh từ quá trình sản xuất công nghiệp.
Sản phẩm lỗi bị loại trong quá trình sản xuất.

Doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác tách riêng các nguồn này khỏi khối lượng thực hiện EPR.

Một đơn vị tái chế có thể tiếp nhận nhiều loại nguyên liệu khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp phải kiểm tra không chỉ tổng lượng nhà máy đã tái chế, mà còn kiểm tra nguồn và loại vật liệu được sử dụng để tính cho nghĩa vụ của mình.

13. Hồ sơ khi lựa chọn đóng góp tài chính hỗ trợ tái chế

Nếu lựa chọn đóng góp tài chính thay vì tổ chức tái chế, hồ sơ sẽ gọn hơn nhưng vẫn cần dữ liệu chính xác.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Danh mục sản phẩm, bao bì.
Khối lượng đưa ra thị trường năm liền trước.
Nhóm theo Phụ lục I Nghị định 110.
Tỷ lệ tái chế bắt buộc.
Fs theo Phụ lục I Thông tư 24.
Bảng tính F = R × V × Fs.
Mẫu số 01 với phần kê khai đóng góp tài chính.
Xác nhận kê khai trên Hệ thống thông tin EPR quốc gia.
Chứng từ nộp tiền vào Quỹ Bảo vệ môi trường Việt Nam.
Hồ sơ kế toán và đối soát số tiền.

Thời hạn:

Kê khai trước ngày 01/4 hằng năm.
Nộp đủ tiền trước ngày 20/4 hằng năm.

Doanh nghiệp lựa chọn đóng góp tài chính không phải đăng ký kế hoạch tái chế và không phải lập Mẫu số 02 cho nhóm đã chọn đóng tiền.

14. Mẫu số 03 dùng trong trường hợp nào?

Mẫu số 03 có tên:

Bản kê khai số tiền đóng góp hỗ trợ hoạt động xử lý chất thải của nhà sản xuất, nhập khẩu.

Mẫu này áp dụng cho trách nhiệm thu gom, xử lý chất thải đối với các sản phẩm, bao bì thuộc Phụ lục II Nghị định 110.

Mẫu số 03 không phải là mẫu kê khai đóng góp tài chính cho trách nhiệm tái chế bao bì thuộc Phụ lục I.

Cần phân biệt:

Nội dung	Đóng góp hỗ trợ tái chế	Đóng góp hỗ trợ xử lý chất thải
Căn cứ	Điều 8 Nghị định 110	Điều 9 và Điều 10 Nghị định 110
Danh mục	Phụ lục I	Phụ lục II
Biểu mẫu	Mẫu số 01, phần III	Mẫu số 03
Công thức	R × V × Fs	Theo mức đóng góp của từng sản phẩm
Thời hạn kê khai	Trước ngày 01/4	Trước ngày 01/4
Thời hạn nộp tiền	Trước ngày 20/4	Trước ngày 20/4

Những doanh nghiệp có nhiều nhóm sản phẩm cần kiểm tra xem có đồng thời phát sinh cả trách nhiệm tái chế và trách nhiệm xử lý chất thải hay không.

15. Thời hạn hồ sơ EPR năm 2026

Đối với sản phẩm, bao bì được đưa ra thị trường trong năm 2026:

Thời điểm	Công việc
Trong năm 2026	Thu thập dữ liệu sản phẩm, bao bì và chứng từ thực hiện
Trong năm 2026	Cập nhật thay đổi đơn vị, khối lượng trong vòng 10 ngày nếu có
Trước ngày 01/4/2027	Nộp Mẫu số 01
Trước ngày 01/4/2027	Nộp Mẫu số 02 nếu lựa chọn tổ chức tái chế
Trước ngày 01/4/2027	Nộp Mẫu số 03 nếu thuộc trách nhiệm xử lý chất thải
Trước ngày 20/4/2027	Nộp đủ tiền nếu lựa chọn hoặc thuộc trách nhiệm đóng góp tài chính

Các thủ tục đăng ký, kê khai và báo cáo được thực hiện thông qua Hệ thống thông tin EPR quốc gia.

Xem thêm: Hệ thống thông tin EPR quốc gia: Hướng dẫn kê khai EPR 2026.

16. Bộ hồ sơ nội bộ doanh nghiệp nên lưu

Ngoài các biểu mẫu chính thức, doanh nghiệp nên tổ chức hồ sơ nội bộ thành các thư mục sau.

Thư mục 1: Căn cứ pháp lý và xác định nghĩa vụ

Nghị định 110.
Thông tư 24.
Phụ lục danh mục.
Bảng xác định đối tượng.
Bảng kiểm tra trường hợp không phải thực hiện.
Biên bản phê duyệt phương án EPR.

Thư mục 2: Dữ liệu sản phẩm và bao bì

Danh mục SKU.
Dữ liệu số lượng đưa ra thị trường.
Doanh thu thuần trong nước.
Specification bao bì.
Khối lượng trên một sản phẩm.
Bảng phân loại nhóm EPR.
Dữ liệu hàng xuất khẩu, tồn kho và hàng trả lại.

Thư mục 3: Phương án thực hiện

Quyết định lựa chọn hình thức theo từng nhóm.
Kế hoạch tái chế.
Hợp đồng với đơn vị tái chế.
Văn bản ủy quyền cho PRO.
Phân bổ khối lượng cho từng đơn vị.
Hồ sơ thay đổi, cập nhật.

Thư mục 4: Hồ sơ đối tác

Giấy đăng ký kinh doanh.
Mã số thuế.
Giấy phép môi trường.
Hồ sơ công nghệ.
Công suất.
Tài khoản và thông tin liên hệ.
Hồ sơ đánh giá đối tác.

Thư mục 5: Chứng từ thực hiện

Biên bản giao nhận.
Phiếu cân.
Phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho.
Chứng từ vận chuyển.
Hóa đơn.
Biên bản nghiệm thu.
Xác nhận khối lượng tái chế.
Dữ liệu hình ảnh hoặc giao dịch nếu có.

Thư mục 6: Kê khai và báo cáo

Mẫu số 01.
Mẫu số 02.
Mẫu số 03 nếu áp dụng.
Bảng tính nghĩa vụ.
Xác nhận gửi hồ sơ.
Chứng từ nộp tiền.
Hồ sơ giải trình hoặc điều chỉnh.

Không nên lưu tất cả tài liệu trong một thư mục chung có tên “EPR”. Khi cần đối soát, doanh nghiệp phải tìm được hồ sơ theo từng nhóm vật liệu, từng đơn vị thực hiện và từng năm nghĩa vụ.

17. Phân công trách nhiệm giữa các bộ phận

Bộ phận	Trách nhiệm chính
Sales/Finance	Số lượng đưa ra thị trường, doanh thu và dữ liệu bán hàng
Procurement	Specification và dữ liệu nhà cung cấp bao bì
R&D/Packaging	Xác nhận cấu trúc, quy cách và vật liệu
Kho vận	Tồn kho, xuất khẩu, giao nhận và vận chuyển
EHS/Pháp chế	Xác định nhóm nghĩa vụ và căn cứ pháp lý
Kế toán	Hóa đơn, thanh toán và chứng từ nộp tiền
ESG/EPR	Tổng hợp Mẫu số 01, Mẫu số 02 và đối soát dữ liệu
Đơn vị tái chế	Dữ liệu tiếp nhận, công nghệ và kết quả tái chế
PRO	Tổ chức thực hiện, nghiệm thu và xác nhận khối lượng
Người đại diện pháp luật	Ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin

Hồ sơ EPR không nên được giao riêng cho một nhân sự môi trường xử lý vào cuối kỳ. Dữ liệu nằm ở nhiều bộ phận và cần được kết nối bằng cùng một mã sản phẩm, nhóm vật liệu và kỳ báo cáo.

18. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ EPR

Tiếp tục dùng Phụ lục IX, Mẫu số 05 và Mẫu số 06

Các biểu mẫu này không áp dụng cho nghĩa vụ từ năm 2026.

Dùng Mẫu số 03 để kê khai đóng góp tái chế bao bì

Đóng góp tài chính cho trách nhiệm tái chế được kê khai tại phần III Mẫu số 01. Mẫu số 03 dành cho trách nhiệm xử lý chất thải.

Chọn đóng góp tài chính nhưng vẫn lập báo cáo tái chế

Nếu đã chọn đóng tiền cho một nhóm, doanh nghiệp không phải đăng ký kế hoạch hoặc lập Mẫu số 02 cho nhóm đó.

Dùng khối lượng sản xuất hoặc mua vào thay cho khối lượng đưa ra thị trường

Nghĩa vụ được tính trên khối lượng đưa ra thị trường Việt Nam.

Không tách bao bì trực tiếp và bao bì ngoài

Một sản phẩm có thể gồm chai, nắp, nhãn, màng co và thùng carton. Tất cả cần được rà soát.

Chỉ ghi “bao bì nhựa”

Mỗi nhóm PET, PP cứng, nhựa mềm hoặc nhựa đa vật liệu có tỷ lệ, Fs và quy cách khác nhau.

Hợp đồng và hóa đơn không khớp phiếu cân

Tất cả số liệu phải có thể đối soát theo cùng một dòng vật liệu.

Không kiểm tra giấy phép môi trường

Đơn vị tái chế phải có giấy phép với nội dung phù hợp.

Không cập nhật thay đổi trong vòng 10 ngày

Thay đổi đơn vị thực hiện hoặc khối lượng phải được cập nhật đúng thời hạn.

Không theo dõi nguyên liệu EPR riêng biệt

Dữ liệu EPR phải tách khỏi phế liệu nhập khẩu, phế liệu sản xuất và những nguyên liệu tái chế khác.

Kê khai trùng khối lượng

Một khối lượng không thể đồng thời được sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoặc nhiều nghĩa vụ.

Trộn hồ sơ năm 2025 và 2026

Hai năm nghĩa vụ áp dụng hai hệ thống quy định khác nhau.

19. Checklist hồ sơ EPR

Trước khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra:

Đã xác định đúng năm nghĩa vụ.
Đã xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng nào.
Đã kiểm tra ngưỡng doanh thu và trường hợp không phải thực hiện.
Đã lập danh mục sản phẩm, SKU.
Đã xác định bao bì trực tiếp và bao bì ngoài.
Đã có specification và khối lượng bao bì.
Đã xác định nhóm theo Phụ lục I hoặc Phụ lục II.
Đã tính đúng khối lượng đưa ra thị trường.
Đã tính đúng tỷ lệ R và Fs.
Đã chọn một hình thức cho từng nhóm.
Đã hoàn thành Mẫu số 01.
Đã chuẩn bị Mẫu số 02 nếu tổ chức tái chế.
Đã chuẩn bị Mẫu số 03 nếu thuộc trách nhiệm xử lý chất thải.
Đã kiểm tra giấy phép đơn vị tái chế.
Đã có hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền.
Đã có chứng từ thu gom, chuyển giao và tiếp nhận.
Đã có dữ liệu xuất kho nguyên liệu đưa vào tái chế.
Đã có bản thuyết minh quy trình.
Đã đối chiếu với quy cách tái chế bắt buộc.
Đã có biên bản nghiệm thu.
Đã kiểm tra nguy cơ kê khai trùng.
Đã cập nhật thay đổi trong vòng 10 ngày.
Đã lưu xác nhận gửi hồ sơ.
Đã lưu chứng từ nộp tiền nếu áp dụng.
Đã có người kiểm tra và phê duyệt số liệu cuối cùng.

20. GRAC hỗ trợ chuẩn hóa hồ sơ EPR như thế nào?

GRAC hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hồ sơ EPR từ dữ liệu thực tế thay vì chỉ tổng hợp giấy tờ vào cuối kỳ.

Phạm vi hỗ trợ gồm:

Rà soát đối tượng và nhóm nghĩa vụ.
Chuẩn hóa danh mục sản phẩm, SKU.
Phân loại sản phẩm, bao bì và vật liệu.
Tính khối lượng đưa ra thị trường.
Tính khối lượng phải tái chế hoặc số tiền đóng góp.
So sánh các phương án thực hiện.
Kết nối và kiểm tra đơn vị thu gom, tái chế.
Ghi nhận dữ liệu giao nhận, cân và tái chế.
Quản lý chứng từ theo từng dòng vật liệu.
Đối soát dữ liệu giữa doanh nghiệp, đơn vị thu gom và nhà tái chế.
Kiểm soát nguy cơ kê khai trùng.
Chuẩn bị dữ liệu Mẫu số 01 và Mẫu số 02.
Tạo bộ bằng chứng phục vụ kiểm tra và báo cáo ESG.

Công nghệ như QR, mã giao dịch, hình ảnh, dữ liệu thời gian hoặc vị trí không phải là danh sách bắt buộc cho mọi kilôgam theo Nghị định 110. Đây là các công cụ giúp doanh nghiệp tăng khả năng đối soát và chứng minh khi chuỗi thu gom có nhiều bên tham gia.

Liên hệ GRAC:

Website: https://grac.vn
Email: congnghe@grac.vn
Ms. Mai: 0356 988 320
Mr. Ân: 0898 215 221

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ EPR

Hồ sơ EPR từ năm 2026 sử dụng biểu mẫu nào?

Trách nhiệm tái chế sử dụng Mẫu số 01 và Mẫu số 02. Trách nhiệm đóng góp hỗ trợ xử lý chất thải sử dụng Mẫu số 03.

Mẫu số 05 và Mẫu số 06 còn áp dụng không?

Không áp dụng cho nghĩa vụ từ năm 2026. Thông tin danh mục và quy cách sản phẩm, bao bì đã được tích hợp trong Mẫu số 01.

Doanh nghiệp đóng tiền có cần lập Mẫu số 02 không?

Không. Nếu lựa chọn đóng góp tài chính cho một nhóm, doanh nghiệp kê khai tại Mẫu số 01 và không phải báo cáo kết quả tái chế cho nhóm đó.

Mẫu số 03 có dùng để kê khai tiền đóng góp tái chế bao bì không?

Không. Mẫu số 03 dành cho trách nhiệm đóng góp hỗ trợ xử lý chất thải. Tiền đóng góp hỗ trợ tái chế được kê khai tại phần III Mẫu số 01.

Hợp đồng và hóa đơn có đủ để chứng minh kết quả tái chế không?

Chưa đủ. Doanh nghiệp còn cần chứng từ thu gom, giao nhận, tiếp nhận, xuất kho nguyên liệu, dữ liệu tái chế, quy trình công nghệ và biên bản nghiệm thu.

Doanh nghiệp thuê đơn vị tái chế cần kiểm tra gì?

Cần kiểm tra giấy phép môi trường, công nghệ, công suất, nhóm vật liệu được tiếp nhận, quy cách tái chế và khả năng cung cấp dữ liệu, chứng từ.

Khối lượng phế liệu sản xuất có được tính vào EPR không?

Không. Bao bì thải phát sinh từ quá trình sản xuất công nghiệp và sản phẩm lỗi bị loại trong sản xuất không được tính vào kết quả tái chế EPR.

Hồ sơ nghĩa vụ năm 2026 nộp khi nào?

Mẫu số 01 và Mẫu số 02 được thực hiện trước ngày 01/4/2027. Nếu có nghĩa vụ đóng góp tài chính, doanh nghiệp nộp đủ tiền trước ngày 20/4/2027.

Có bắt buộc mỗi kilôgam phải có QR, hình ảnh và GPS không?

Nghị định 110 không quy định một checklist công nghệ bắt buộc như vậy cho mọi kilôgam. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có hồ sơ và chứng từ đủ để chứng minh dòng vật liệu, khối lượng và kết quả tái chế.

Nội dung được cập nhật ngày 27/7/2026 theo Nghị định 110/2026/NĐ-CP và Thông tư 24/2026/TT-BNNMT. Bài viết cung cấp thông tin tham khảo chung; doanh nghiệp cần rà soát sản phẩm, bao bì và phương án thực hiện cụ thể trước khi kê khai.

Blog